歓送迎会の幹事さんになったらすること

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幹事になったらこんなことをします

 

何故か・・・ついつい親睦会などの幹事になってしまった。そんな時、どうしたら良いかわからない・・・と困っているあなた。

実は、歓送迎会や親睦会の幹事はそこまで難しい仕事じゃありません。ただめったにやらない仕事なので慣れないから大変に感じるだけなんです。

簡単に幹事がやらなきゃいけないことをメモに書いてみましょう。文字にしてまとめてみれば、いちいち確認しながらできるのでうっかりミスもなくなるはずです。

 

 

・会場を押さえる

・歓送迎会のメールを書く

・記念品かプレゼントを用意する。

・当日乾杯の音頭をとる

・プレゼントを配る

・徴収した金で支払いをする

・締めに一本締めでもする

 

 

飲み会2

 

 

大学のサークル等の歓迎会の場合

  1. 店を予約しましょう。4月などはおなじように歓迎会をするところが多いので混みます。早めに4週間から3週間前に予約しておきましょう。人数もわかりづらいです。店の人にはできるだけギリギリで確定できるように頑張って交渉しましょう。通常より大人数で予約しましょう。お店はわかりやすい新宿や大学近くの駅前の居酒屋にしましょう。
  2. 招待のお知らせメールを書きます。会場、集合場所、集合時間、歓迎会の終わりと始まりの時間、発生する料金をしっかりと書いてメーリスなどで回します。参加者は個人の連絡先に返信してもらうようにしてしっかり参加人数や参加者の名前を管理しましょう。
  3. 当日は参加者全員を会場に時間通りに届け最初の一杯を行き渡らせたら乾杯の音頭を取りましょう。その後に新入生と上級生にそれぞれ自己紹介をさせる機会を設けると良いかもしれませんね。会の最中のトラブルはできるだけ予防し、対処しましょう。具合が悪そうな人、困ってる人が居ないか周りに注意してください。円滑に会を続けさせましょう。終わり10分前にはお金を徴収して支払いを先に住ませちゃいましょう。
  4. 最後に締めの一言などまとめて一本締めなどして終わりです。お疲れ様でした。無事に全員が帰るのを確認して帰るか二次会ですね。

 

※送迎会なら事前にプレゼントや選別の買い出しをやります。参加者からお金を徴収してきましょう。

 

大学のサークルの親睦会のお知らせメール

 

メンバーにメールを送る場合のテンプレートです。この内容がすべて入っていれば大丈夫なのではないでしょうか。

 

 

件名 : 親睦会のご案内

本文 :

◯◯サークルメンバーのみなさん

 

毎日、お疲れ様です。

今年も新たにサークルメンバーが◯◯名も仲間に加わってくれました。

 

つきましては、親睦と交流をかねて、下記の通り

親睦会を開きたいと思います。

 

ぜひご出席をお願いします。

 

ー・-・-・-・-・-・-・-

1. 日時:   4月10日(月曜日) 18時より20時まで

 

2. 場所: ニジュウマル 新宿伊勢丹前店(場所は下記URL参照)

http://tabelog.com/tokyo/A1304/A130401/13109654/ 

 

3. 会費 3,000円

 

 

出欠は4月5日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

会費は後日集金させていただきます。宜しくお願いします。

 

【出欠連絡欄】

あてはまるほうに◯をつけてください

( )出席・( )欠席

[ お名前  :             ]

[ 電話番号 :             ]

 

幹事 ○○サークル 山田太郎(080-1111-1111)

齋藤次郎(090-2222-2222)

E-mail : ・・・@・・・.ezweb.ne.jp

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